Когда стало известно, что шины тоже попадают под обязательную маркировку, реакция на рынке была примерно такая: «Ха-ха, поживём ещё пару лет, а там посмотрим, что будет дальше». А потом всем стало не до смеха.
Нам поначалу казалось, что достаточно разобраться с DataMatrix, научиться правильно оформлять документы и объяснить кладовщикам, как работать с кодами. Но довольно быстро выяснилось, что менять придётся гораздо больше.
У нас даже сравнивали происходящее с компьютерной игрой. Думали, нужно пройти первый уровень, потом второй — и всё заработает. А оказалось, что уровней уже семнадцать, и впереди ещё неизвестно сколько.
Особенно хорошо мы это почувствовали, когда начали получать первые контейнеры с маркированными шинами. Разгрузка одного занимала около двух часов. Покрышку нужно было достать, донести до места сканирования, проследить, чтобы по дороге не отвалилась наклейка с DataMatrix, а потом ещё попытаться этот код «пропикать». И далеко не всегда получалось с первого раза.
Теперь физическая выгрузка морского контейнера занимает у нас около 40–45 минут, включая считывание штрихкодов и кодов маркировки всей партии за 15–25 минут. Конечно, это не значит, что за пятнадцать минут мы полностью принимаем контейнер вместе со всеми документами. Но разница с тем, что было раньше, вполне ощутимая.
И самое интересное, что ради этой разницы пришлось разобраться с проблемами, которые существовали на нашем складе задолго до появления маркировки.
Полмиллиона шин — попробуй не перепутай
Мы в «ПинАвто» занимаемся продажей шин для легковых автомобилей, грузовиков и спецтехники. У нас собственные шинные центры, филиалы, партнёры по всей России. Работаем напрямую с производителями, часть продукции импортируем из Китая.
Казалось бы, что сложного в учёте шин? Они большие, все на виду, каждую можно взять в руки, посмотреть размер и марку. Но это пока не начинаешь разбираться в ассортименте.
Даже для одной модели автомобиля в зависимости от комплектации могут потребоваться шины разных размеров. А у нас ещё разные производители, модели, сезонность, индексы нагрузки и скорости. В результате номенклатура насчитывает тысячи, даже десятки тысяч наименований и типоразмеров, а совокупные складские остатки могут доходить до полумиллиона шин.
Перепутать что-нибудь при таких объёмах проще, чем хотелось бы. Причём ошибка не обязательно обнаружится сразу. Можем собрать заказ, отправить его партнёру, а уже на стороне клиента выяснится, что приехали шины не того размера. И начинается: звонки, претензии, возвраты, повторная отправка товара. За всё это приходится платить, хотя нужные покрышки вполне могли лежать у нас на складе.
Много лет мы работали в «1С:Управление торговлей 7.7». Программу за пятнадцать лет основательно доработали под свои задачи. Но маркировка Честного знака и тут внесла свои коррективы. Хотя, надо признаться, именно благодаря ей переход на 8.3 прошёл намного легче.
Вот только склад продолжал жить во многом по бумажкам. Нужно собрать заказ — распечатали накладную. Кладовщик пошёл по местам хранения, нашёл товар, отметил позиции. Или, как у нас говорили, «крыжил» продукцию. Потребовалось что-то уточнить — иди к компьютеру, ищи данные, печатай новый документ.
Информация о размещении товара в системе была, но пользоваться ею непосредственно возле стеллажа было неудобно. Сначала сотрудник выполнял работу, потом результаты попадали в программу.
Пока всё шло привычным порядком, особой трагедии в этом никто не видел. Но когда к обычному учёту добавилась необходимость проверять индивидуальную маркировку каждой шины, бумажная схема начала заметно тормозить работу.
Маркировка начиналась ещё в Китае
У нас есть собственный импорт, поэтому готовиться к новым требованиям пришлось не только внутри компании. Если мы заказываем шины у китайского производителя, маркировку необходимо организовать ещё до ввоза товара в Россию. Для этого заказываем коды в Честном знаке, передаём их производителю, а тот наносит DataMatrix на шины, которые отправляет нам.
И здесь есть один важный момент: код должен соответствовать именно той модели и размерности шины, на которую его наклеили. Ассортимент у нас огромный, поэтому перепутанная маркировка — совсем не мелочь. Если ошибка возникла на заводе, разбираться с ней придётся уже после прибытия контейнера. А это вопросы к поставщику, проверка документов и дополнительные действия с товаром.
Мы начали готовиться заранее. Общались с производителями, поставщиками, нашими B2B-партнёрами, коллегами по рынку, связывались с ЦРПТ. Обменивались информацией, делились тем, что удалось выяснить, вместе разбирались в новых требованиях.
Сначала рассчитывали справиться своими силами. У нас есть ИТ-отдел, руководители подразделений, люди, которые прекрасно знают бизнес и учётные процессы. Но постепенно стало ясно, что к нужному сроку подготовить всю компанию «на пятёрочку» будет сложно.
Маркировка затрагивала практически весь офис: закупки, бухгалтерию, ИТ, розничные центры, филиалы и, конечно, склад. Пришлось ускорять переход на новую конфигурацию учётной системы, искать подходящее оборудование и пересматривать привычные операции.
А когда начали приходить первые маркированные контейнеры, теория закончилась и началась обычная складская жизнь. С покрышками, наклейками и кодами, которые почему-то не хотели считываться.
Шина приехала, а DataMatrix не «пикается»
До маркировки основная проверка при поступлении товара сводилась к номенклатуре и количеству. Получили нужную модель, сверили размерность, пересчитали — дальше можно заниматься размещением. Теперь этого уже недостаточно.
На каждой маркированной шине есть индивидуальный DataMatrix. Даже у двух совершенно одинаковых покрышек одной модели и размера серийные номера в составе кодов будут разными. А значит, нужно не только пересчитать товар, но и обработать КМ конкретных экземпляров.
На первых поставках мы довольно быстро выяснили, сколько дополнительных хлопот это может принести. Какая-то наклейка отклеилась во время разгрузки. Какой-то код сканер не берёт. На другой шине маркировка не совпадает с тем, что передал поставщик.
Начинаешь разбираться с одной покрышкой, пробуешь считать код ещё раз. Не получилось — ищешь причину. А контейнер большой, шин много, и остальные сотрудники тоже заняты разгрузкой. Каждый такой случай вроде бы отнимает немного времени. Но когда их несколько подряд, становится понятно, откуда берутся лишние полчаса-час.
Мы довольно быстро пришли к выводу, что просто добавить сканирование к старому порядку работы не получится. Нужен был способ проверять маркировку непосредственно возле товара и не останавливать всю приёмку из-за одной проблемной шины.
Взяли ТСД и пошли проверять прямо на склад
Сначала устроили небольшой поиск подходящего решения. Собрали рабочую группу, посмотрели, что есть на рынке, изучили возможности программ и оборудования.
Нам было важно, чтобы терминал нормально работал с большим объёмом данных, быстро считывал коды и не требовал от кладовщика лишних действий.
Причём оценивать всё только по описаниям не хотелось. Мы запрашивали программное обеспечение для тестирования, выгружали документы на терминалы сбора данных и выходили с ними на склад. Брали настоящие шины, сканировали маркировку, проверяли, что происходит с кодами и как информация попадает в систему. Нужно было понять, насколько удобно с этим работать, а не просто убедиться, что программа запускается.
Для нас были принципиальны две вещи: прочность и скорость сканирования. ТСД на складе постоянно в руках, его можно случайно уронить. Да и если устройство долго пытается прочитать каждый код, никакого ускорения приёмки не получится. В результате выбрали «Склад 15» от Клеверенса и терминалы Honeywell ScanPal EDA51K и EDA50.
На этапе внедрения у нас в смене работали по пять-шесть кладовщиков, каждому выдали ТСД. На территории склада установили точки Wi-Fi, сотрудники стали заходить под своими учётными записями.
Теперь кладовщик может посмотреть на ТСД остатки, получить задание, проверить, что находится в конкретной ячейке. Если обнаружил расхождение, не обязательно бежать за распечаткой. Можно разобраться на месте, при необходимости позвать грузчиков и привести товар в порядок.
Но больше всего нам хотелось наладить работу именно с маркированными шинами. Чтобы сотрудник не зависал над каждой проблемной наклейкой, пока остальная партия ждёт своей очереди.
Откладываем шину и идём дальше
Приёмка у нас теперь устроена следующим образом: когда приходит поставка, наш отдел закупок получает документы от поставщика через ЭДО и оформляет поступление в 1С. Документ передаётся на ТСД кладовщику, и тот начинает принимать шины. Берёт покрышку, сканирует DataMatrix. Код считался, данные совпали — всё нормально, можно переходить к следующей.
А если с маркировкой что-то не так, терминал пищит и вибрирует. Кладовщику не приходится гадать, что произошло. Он видит, что с этой шиной есть проблема, откладывает её и продолжает работу с остальной партией.
Закончили основную приёмку — возвращаемся к отложенным покрышкам. Проверяем, что случилось. У одной повреждена наклейка и не читается код. По другой обнаружилось расхождение с документами поставщика. С каждой разбираемся отдельно.
Позже мы настроили и возможность автоматического перевыпуска кодов маркировки в процессе приёмки. При сканировании программа разделяет корректные и некорректные КМ. Если шине требуется новая марка, после необходимых проверок и оформления соответствующей операции кладовщик печатает этикетку и наносит её на товар.
Здесь, конечно, нельзя действовать по принципу «не пикнулось — напечатаем другую». Неисправная наклейка и неверные сведения о товаре — разные проблемы. Где-то нужно разобраться с поставщиком, где-то правильно оформить перемаркировку.
Но зато теперь не приходится останавливать работу со всем контейнером, пока выясняем судьбу одной шины.
Раньше могли узнать об ошибке уже от клиента
С маркировкой мы получили ещё и дополнительную проверку самого товара. Шины ведь очень похожи. Размерность отличается совсем немного, обозначения тоже не всегда бросаются в глаза. Когда работаешь с большой партией, даже опытный кладовщик может что-то пропустить.
Поэтому у нас теперь двойной контроль. Сначала сотрудник смотрит, что написано непосредственно на шине. Проверяет размерность и другие обозначения. Затем считывает код на ТСД и сверяет полученные данные с документом. Если всё совпало — принимаем. Если есть расхождение, фиксируем его и при необходимости оформляем акт.
Раньше часть таких ошибок проскакивала дальше по цепочке. Шину могли принять, разместить, собрать в заказ и отгрузить, а потом нам звонил партнёр: ребята, тут что-то не то приехало. И приходилось разбираться уже после того, как товар покинул наш склад.
Сейчас многие такие случаи можем выявить гораздо раньше — прямо на приёмке. Пока покрышка ещё перед сотрудником и не успела попасть в общий запас.
Полностью человеческий фактор, конечно, никуда не исчез. Люди по-прежнему принимают товар, проверяют обозначения и разбираются с расхождениями. Но теперь у них есть ещё один способ проверить себя, а не полагаться только на внимательность и опыт.
Программу настроили быстро, а вот от бумажек отвыкать пришлось дольше
С первыми техническими настройками всё прошло достаточно быстро. Непосредственно установка и настройка мобильного ПО заняла у программистов около получаса чистого времени. Правда, за эти тридцать минут мы, конечно, не автоматизировали весь склад. До этого выбирали решение, тестировали его на реальных шинах, готовили учётную систему, общались с интегратором «МэйнСервис». А после запуска ещё оставались нюансы, которые нужно было подгонять под наши документы и особенности работы.
Первые две основные операции запустили примерно за одну-две недели.
С технической частью разобрались, а вот сотрудникам ещё предстояло привыкнуть к новому порядку. Многие кладовщики годами работали с бумажными накладными. Получил лист, пошёл по складу, отметил нужные позиции, вернулся с результатом. Всё знакомо, каждый знает, что делать. А теперь нужно работать с терминалом. Задание появляется на экране, товар сканируешь на месте, данные сразу передаются в программу.
Понятно, что не все начали одинаково уверенно пользоваться новым оборудованием с первого дня. Даже если прежний способ отнимал больше времени, он был привычным. Постепенно сотрудники осваивались. Стало меньше бумажной работы и лишних походов к компьютеру.
Для нас, как для компании, изменения тоже оказались полезными. Каждый кладовщик теперь работает под своей учётной записью. Мы видим, какие задания выполняются и сколько времени на них уходит.
Раньше мы могли посмотреть, сколько товара приняли или отгрузили за смену. А что происходило между началом и концом работы, приходилось выяснять отдельно.
Теперь постепенно собираем данные, по которым можно будет точнее оценивать нагрузку: сколько шин сотрудник успевает обработать, какие операции занимают больше времени, где возникают задержки.
Это не значит, что мы сразу получили готовую аналитику на все случаи жизни. Но теперь хотя бы есть на чём её строить.
От двух часов на контейнер до 15 минут на сканирование
Сейчас физическая выгрузка морского контейнера занимает у нас около 40–45 минут. Чтобы считать штрихкоды и коды маркировки всей партии, требуется порядка двадцати минут, плюс-минус пять. Пятнадцать минут — это, конечно, не приёмка контейнера целиком. Остаются разгрузка, работа с документами, проверка расхождений. Но сканирование больше не требует прежнего количества лишних действий. Сотрудник работает с терминалом возле товара, программа получает данные о кодах, а шины с проблемной маркировкой можно отложить и проверить отдельно.
Ускориться помог не один только хороший сканер. Мы изменили порядок приёмки, чтобы не тратить столько времени на действия между самой покрышкой и её отражением в учёте.
Причём на этом работа не заканчивается. Шины нужно ещё разместить, найти, когда поступит заказ, правильно собрать и отправить партнёру. Поэтому терминалы используем не только на приёмке. С ними выполняем перемещения, пересчитываем товар в ячейках, оформляем отгрузки. Перед отправкой шины снова сканируем, сведения об операции уходят в 1С, и у нас обновляются данные о движении товара.
А это уже важно не столько для кладовщика, сколько для всего бизнеса.
Меньше шин на складах — не обязательно меньше продаж
Мы работаем с большим ассортиментом, причём спрос по регионам отличается. В одном городе хорошо расходятся одни модели и типоразмеры, в другом — совсем другие. Поэтому нам важно не просто знать, сколько шин лежит на складе. Нужно понимать, что действительно продаётся, где товар нужен и какие запасы стоит пополнять.
Мы стремились удерживать оборачиваемость в пределах 90 дней. При закупках смотрели, насколько востребован конкретный товар, а при распределении по складам — где и какие шины пользуются спросом.
За два года после изменений в учёте и складских процессах нам удалось почти вдвое улучшить показатели оборачиваемости и скорости оборота средств, вложенных в товар. При этом сами товарные запасы сократили примерно на 23%. Разумеется, это результат не одного только сканирования контейнеров. Мы меняли учёт, работу с поставками, размещение товара и подход к закупкам.
Но когда информация о поступлении и отгрузке попадает в систему без лишних ручных действий, на неё гораздо проще опираться. Не нужно сначала выяснять, насколько свежие у тебя остатки, а потом уже решать, что заказывать.
А начиналось всё с наклеек на шинах
Когда маркировку только анонсировали, мы готовились к появлению новых кодов и обязательных операций. Нужно было договориться с производителями, разобраться с документами, научить склад работать с DataMatrix. Но в итоге пришлось заняться и тем, что долгое время всех устраивало: бумажными накладными, привычными маршрутами сотрудников, ручной сверкой товара и ошибками, которые иногда обнаруживались уже после отгрузки.
Маркировка, конечно, никуда не делась. Коды по-прежнему нужно считывать, проблемные шины проверять, а расхождения — разбирать. Просто теперь это обычная часть приёмки, а не отдельное приключение с каждой новой поставкой. А заодно мы получили гораздо более понятную картину того, что происходит на складе. Какие товары пришли, куда их разместили, что отправили партнёрам и сколько времени сотрудники тратят на свою работу.
А у вас бывало, что новое обязательное требование сначала казалось лишней головной болью, а потом помогло обнаружить проблемы, к которым все давно привыкли?
